¿No sabes cómo organizar tus tareas y te abrumas cada vez que lo tienes que hacer?
¿No tienes un sistema propio para distribuir tus tareas en tu agenda?
¿Te cuesta organizarte y necesitas un poco de ayuda?

Hoy te voy a explicar el Método GTD (Getting Things Done) y cómo lo puedes aplicar a tu organización.

Yo lo utilizo siempre para organizar mis tareas. Y si me sigues en mis redes sociales podrás saber que lo recomiendo al 100%.

¿Qué és el método GTD?

El Método GTD lo creó David Allen. En su libro «Organízate con eficacia» cuenta de qué manera puedes organizarte para ser mucho más productivo. Es un libro muy extenso y que explica muchos consejos y tácticas para tocar de pies al suelo y organizar toda tu vida de una vez por todas.

Este método consiste en aglomerar todas tus tareas en un mismo lugar (escritas) y poco a poco organizarlas con este flujo de trabajo (imagen de arriba).

Empezamos con este listado de tareas pendientes. El método GTD exige que sean escritas en un papel ya que la mente cuando escribes aquello que tienes pendiente tiende a desecharlo y a quitarte esa carga mental.

Beneficios del método GTD para organizar tus tareas

Estos son los principales beneficios de este método:

• Tienes un listado de todas tus tareas pendientes.
• Adquieres un sistema de organización.
• Programas todas tus tareas en una fecha en concreto.
• Tienes un sistema de organización para todas aquellas notas que no sabes dónde poner.
• Tienes todas tus notas en un solo sistema de organización.

¿Cómo funciona el método GTD y cómo organizar tus tareas?

Primero de todo vamos a volver a ver el sistema de flujo de trabajo de este método.

Paso 1: Recopilación.

Es muy importante plasmar todas aquellas tareas, ideas y proyectos en un papel. Nuestro cerebro funciona así. Escribir todas estas tareas nos proporciona una descarga mental.

Vamos a recopilar todas aquellas citas, reuniones, visitas al médico, tareas pendientes, ideas en una misma bandeja de entrada. Puedes utilizar un simple listado o una aplicación como Trello. Más adelante ya veremos cómo lo vamos a distribuir.

Puede que este paso te lleve un tiempo pero no te preocupes, es normal. Simplemente tómate todo el tiempo que necesites ya que este primer paso es muy importante para no dejarte nada.

Paso 2: Procesar.

Una vez tienes todas estas tareas en un mismo sistema de organización vamos a empezar pensando en cada una de ellas. Es lo mismo que el método Konmari de Marie Kondo. Ella cuenta que tienes que coger cada pieza de ropa y detenerte para observar si reaccionas positivamente o no. Pues este proceso es mas o menos el mismo: observa la tarea… ¿Qué es?

Paso 3: ¿Requiere acción?

¿Qué tienes que hacer con ella? ¿Requiere acción? ¿Sí? ¿No?

• Quizás es una tarea que no te va a beneficiar y que no vas a necesitar para más adelante = La eliminamos.
• O es un documento que tienes que guardar porque más adelante lo puedes necesitar: Lo ponemos en un archivo llamado «Incubadora«.
• O puede que sea una información que tendrás que consultar: Lo ponemos en la carpeta: «Información de referencia«.

Proyectos.

Los proyectos requieres su propio sistema GTD para organizar las propias tareas. Planifica si ese proyecto requiere de varios pasos y quién los tiene que realizar. Normalmente un proyecto tiene una fecha de caducidad, ten en cuenta que vas a necesitar programar todas esas tareas en un calendario.

Yo utilizo el sistema de mapas mentales para organizarme los proyectos. Más adelante, en otro post, te contaré como los puedes hacer tú y ponerlo en práctica.

Paso 4: ¿Lleva menos de dos minutos?

¿Crees que esa tarea te lleva menos de dos minutos? ¡HAZLA! No te lo pienses y haz todas aquellas tareas que requieran menos de dos minutos cuando te aparezcan. Pero tienes que ser sincera… ¿Realmente son dos minutos o serán más?

Siguientes pasos.

Llegamos a la parte final de esta recopilación de nuestras tareas. Esta parte es muy importante porque es en la que tienes que tomar acción y decidir: ¿Tienes que delegar esa tarea? ¡Planifícala ya!

Delegar es una parte muy importante en un negocio.

Piensa: ¿Esa tarea me va a llevar más tiempo aprender en cómo se hace que en delegarla? ¿Tengo que aprender cómo se realiza para poder completarla?

Recuerda que si delegas una tarea tienes que agendar un control de esa misma.

Vamos a planificar esa tarea. ¿Cuándo finaliza? ¿Tiene una fecha límite o la tengo que poner yo? ¡Sinceridad a toda costa!

Recuerda: No te tiene que quedar nada pendiente por procesar/organizar. Todas aquellas tareas que tienes en tu bandeja de entrada se tienen que agendar y/o tomar acción.

Existe una carpeta o clasificación de tareas que se llama: «Próximos pasos». Son aquellas tareas que no requieren de fecha límite en concreto pero que tienes que tener en cuenta. Suelen ser llamadas de teléfono no importantes, compras, etc.

En resumen…

Recuerda que este barrido mental lo tienes que hacer como mínimo una vez por semana.

• Revisa tus tareas con regularidad y comprueba fechas límites.
• Puedes apoyarte de Trello y Google Calendar para agendar y distribuir todas las tareas.
• Existe un método en el que organizas tus tareas según su prioridad. Mi recomendación es que también lo utilices mientras organizas tus tareas con el Método GTD. Su nombre es La Caja de Eisenhower. Puedes ver el artículo en este enlace: Ser más productiva con el Método Eisenhower.

Ahora cuéntame…

¿Vas a empezar a aplicar el Método GTD para organizar tu tiempo?

Quiero ver como lo aplicas 😉. Etiquétame en tu publicación para compartirlo con la comunidad.

Nos vemos en la próxima entrada.

Jud